Vælg en side

Der var en noget tung stemning på det møde, jeg for nogle uger siden var indkaldt til sammen med den øverste ledelse i vores firma, som er et udlejningsbureau, der står for udlejningen af godt og vel 2.000 sommerhuse spredt over hele landet. Bundlinjen på det seneste årsregnskab var ikke tilfredsstillende, selv om vi lige akkurat undgik røde tal.

Som administrationschef fik jeg til opgave at slanke organisationen, så vores udgifter til administration kunne beskæres og dermed øge indtjeningen. Det er aldrig rart at få den slags opgaver, som jo indebærer, at man skal skille sig af med et antal medarbejdere. En lille trøst var det, at jeg fik bevilget et beløb til eventuelt indkøb af et nyt edb-system, hvis noget sådan viste sig at være nødvendigt for at klare det administrative arbejde med færre ansatte.

Jeg havde mine tvivl om, hvorvidt det overhovedet kunne lade sig gøre. Men allerede dagen efter blev jeg mere fortrøstningsfuld, for jeg kontaktede et it-firma, som jeg var blevet anbefalet af en kollega. Min kontakt i det firma spurgte i telefonsamtalen ind til, hvordan vi i dag er bygget op med hensyn til edb-styring af den komplekse administration. Da jeg havde forklaret det, sagde han stille og roligt, at det ville være en nem sag at lave en overbygning i form af et Business Intelligence program, så vores forskellige styringsprogrammer kan kobles sammen og skabe et langt bedre overblik og sørge for langt mindre krav til menneskelig arbejdskraft.

I dag er det sådan, at vi har et edb-program, der holder styr på sommerhusene og også indeholder kontaktoplysninger til husenes ejere. Et andet program styrer udlejningen. Her er tale om et ret avanceret program, som også omfatter forbindelse til vores web-side, hvor lejerne selv kan gå ind og booke sommerhusene, ligesom vi manuelt kan gå ind i systemet og booke, når kunderne ringer eller kommer ind på et af vores kontorer. Et tredje edb-program styrer alt det personalemæssige, både vores egne ansatte og de rengøringsfirmaer, vi entrerer med til at gøre rent i sommerhusene efter hver udlejningsperiode.

Men det kræver en betydelig manuel indsats at hente data ud fra det ene program og sætte ind i det andet, og det er netop dette arbejdsområde, som en ny BI-løsning ifølge it-firmaet skulle kunne lette betydeligt.

Vi har holdt et par møder om sagen, og nu arbejder it-firmaet med programmeringen til vores nye system.

Imens glæder jeg mig i høj grad over denne form for løsning på vores behov for at skære i administrationen. Det er nemlig sådan, at vi hvert år i sommerperioden er nødt til at ansætte en masse mennesker i en kortere periode – der er i mange tilfælde tale om studerende – til at klare de administrative opgaver i højsæsonen. Så nu er der udsigt til, at vi kan nøjes med at korttidsansætte langt færre om sommeren, og at det forhåbentligt ikke bliver nødvendigt med afskedigelser blandt vores fastansatte.

Det er en stor lettelse for mig, hvis jeg kan slippe for at skrive fyresedler.